قسم إدارة الأصول

قسم إدارة الأصول يتبع بشكل مباشر مكتب نائب مدير الجامعة للشؤون المالية والإدارية ويعتبر واحد من وحدات الخدمات الحيوية والأساسية التي تدعم العمليات المتعلقة بالأصول فى الجامعة مثل تخصيص الأصول وإضافتها وكذلك نقل الأصول أو التخلص منها. إن مهمة قسم إدارة الأصول هي ضمان الإدارة الكفؤة والفعالة للأصول الثابتة فى الجامعة لدعم الاحتياجات الأكاديمية والإدارية وتوفير معلومات دقيقة حول موقع وحالة وقيمة كافة الأصول فى جامعة الشارقة وكذلك ضمان الإلتزام بالقوانين واللوائح ذات الصلة، بالإضافة إلى تقديم التوجيه والدعم للأقسام المختلفة داخل الجامعة ومساعدتهم في إدارة أصولهم الثابتة وفقًا لسياسات ولوائح الجامعة.

مسؤوليات قسم إدارة الأصول:

• إستلام الأصول الجديدة في مستودع قسم إدارة الأصول وفقا لتفاصيل أمر الشراء.
• التأكد من أن الأصول المستلمة في مستودع قسم إدارة الأصول في حالة جيدة ولا توجد بها أية نواقص أوتلفيات عند الإستلام. يقوم قسم إدارة الأصول بالحصول على الإعتمادات الفنية للأصول المطلوبة من الإدارة المعنية إذا تتطلب الأمر.
• التأكد من تمييز جميع الأصول وتحديدها بعلامات RFID (قارئ التحكم فى الأصول بتقنية تحديد الهوية بموجات الراديو).
• تحديث المعلومات المتعلقة بالأصول في نظام إدارة الأصول. تسليم الأصول للمستخدمين المعنيين. إدخال الأصول في نظام البانر بكافة تفاصيلها.
• الإحتفاظ بسجل الأصول الثابتة وتحديثه بإستمرار.
• تقديم البيانات المالية اللازمة إلى الإدارة المالية بالجامعة عند الحاجة.
• إجراء تسوية للأصول مع دفتر الحساب العام للأصول للمقارنة والتدقيق فى أية تناقضات تخص رسملة الأصول في نهاية كل شهر.
• إنشاء تقارير عن الأصول الثابتة عند الطلب من مختلف الأقسام / الكليات.
• الجرد المادي لجميع الأصول في حرم الجامعة الرئيس، كما وسيتم إجراء جرد لكافة الأصول فى الفروع مرة واحدة كل عامين.
• تقديم تفاصيل شروط الضمان الخاصة بالأصول عند الحاجة. التأكد من نقل الأصول من موظف إلى آخر أوإلى مخزن قسم إدارة الأصول في حرم الجامعة الرئيس وكذلك الفروع.
• إعداد التقارير الخاصة بتصفية عهد الأصول الثابتة الخاصة بالموظفين.
• إعداد التقارير الخاصة بالتخلص من الأصول مع التفاصيل والأسباب كاملة.
• تقييم عمر وقيمة كل أصل قبل عملية التخلص.
• إدارة السياسات والإجراءات ذات الصلة.
• وضع العلامات وتسجيل إضافات الأصول الرأسمالية والتحويلات والتخلص منها.
• تنسيق عمليات تدقيق الأصول والتحقق الفعلى من أماكنها.
• المحاسبة عن الأصول الثابتة بشكل صحيح بما في ذلك إستلام أوامرالشراء.
• الاستلام والتحويل والتخزين المؤقت للأصول الثابتة.
• الاحتفاظ بسجلات نماذج الطلبات والتقارير والموافقات.